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A regra do 80/20 vai organizar sua agenda semanal de uma vez por todas.

A regra do 80/20 vai organizar sua agenda semanal de uma vez por todas.

A cobrança por produtividade e o acúmulo de tarefas têm sido motivos de muita ansiedade e estresse de diversos profissionais. Tentar o tão sonhado equilíbrio entre vida profissional e pessoal muitas vezes é desafiador. Existem algumas técnicas que contribuem para priorização de atividades e um planejamento mais adequado para garantir eficiência em sua rotina.

Não basta sairmos listando o que precisa ser feito aleatoriamente e pronto. Precisamos trabalhar com foco no que vai dar mais resultado ou ajudar a atingir de maneira mais rápida determinado objetivo. Administrar o tempo de um jeito inteligente é uma forma de ter qualidade de vida. 

 

O princípio de Pareto.

Conhecido como a regra do 80/20, o Princípio de Pareto foi criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto. É o conceito de que 80% dos problemas vêm de 20% das causas, podendo ser aplicado em várias relações de causa e efeito. 

Podemos identificar a lógica de Pareto nas vendas de uma empresa (80% das vendas acabam vindo de 20% dos clientes), no setor de marketing (80% do engajamento vem de 20% da audiência), na vida pessoal (80% dos resultados vêm de 20% dos esforços ou 20% das roupas de um guarda-roupa são usadas 80% das vezes) e em diversos outros contextos. 

É curioso ver como o Princípio de Pareto é um padrão que se repete em diversos fenômenos. Claro que não são percentuais exatos e nem uma lei universal, mas podemos dizer que a regra do 80/20 é uma forma de pensar prática, eficiente e que se aplica tanto à vida pessoal quanto aos negócios. 

 

Aplicando Pareto para otimizar seu dia-a-dia.

O princípio 80/20 ajuda a criar uma lista das prioridades que trarão os resultados mais rápidos. Com isso, podemos focar nas tarefas mais importantes, ter mais produtividade e eliminar itens que nos tomam tempo desnecessário. Podemos treinar essa forma de pensar (e agir) em nossa rotina semanal e, depois, aplicarmos a mesma regrinha para as despesas pessoais, para as tarefas da sua equipe de trabalho e na realização de todos os seus projetos.  

Vamos para um passo-a-passo simples:

1) Liste todas as tarefas do dia e meça o tempo que você gasta para executar cada uma delas. Comece a observar onde a maior parte do seu tempo está sendo dedicado e anote. 

2) Pegue agora essa lista de tarefas e veja quais delas mais contribuem para a realização dos seus objetivos. Ou seja, os 20% de atividades que deverão ser priorizados no seu planejamento diário e semanal.

3) Agora divida seu dia em blocos e distribua as tarefas prioritárias (20%) primeiro. Dedique 80% dos seu tempo para elas.

4) Tente eliminar os tomadores de atenção: redes sociais, e-mails, Whatsapp etc. Uma dica é ter alguns momentos da sua agenda diária dedicados para responder as mensagens. E, no restante do tempo, focar na realização das outras tarefas. Considere também que você pode ter interrupções na sua rotina e, por isso, sempre faça uma previsão de tempo um pouco maior do que a mensurada para cada tarefa. 

Aplicar o Princípio de Pareto é um hábito e, por isso, leva tempo, requer disciplina e planejamento. Mas, o simples fato de olhar para suas atividades, listá-las e entender os 20% de tarefas que te dão mais resultado, já vai facilitar consideravelmente a forma de organizar sua rotina. Você vai perceber que seu dia-a-dia pode ser muito mais eficiente e que, o que parecia uma bagunça, já não é mais tão difícil de domar.

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Mariana Finco
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Apaixonada por comunicação e empreendedorismo. Relações Públicas com + de 15 anos de experiência em gestão de clientes e negócios, planejamento de comunicação, eventos e criação de marcas. Marketing na Cachaça Jamel e sócia da CAVOK Consulting.

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